Olá, meu nome é Marcelo Camargo, sou contador, economista, diretor da JCOM Contabilidade e CEO da 6ix Gestão Financeira. Durante minha vida profissional, tive a oportunidade de prestar serviços para diversas pequenas empresas e pude perceber que poucas delas tem um processo de gestão financeira bem organizado, o que pode significar um sério risco para a sua sobrevivência. Segundo o Sebrae, cerca de 60% das empresas fecham as portas antes de completar o quarto ano de vida e a falta de gestão financeira é uma das maiores causas de mortalidade.
Sua empresa pode ter um ótimo produto ou prestar um excelente serviço, mas se não existir um processo de gestão financeira eficiente, ela certamente vai enfrentar dificuldades em algum momento. Saber como o dinheiro chega e sai do seu caixa é tão importante quanto conquistar um novo cliente, concorda?
E como é o processo de gestão financeira em seu negócio? Você registra todos os pagamentos e recebimentos? faz a conciliação bancária diariamente? consegue projetar o fluxo de caixa futuro e acompanha os índices financeiros? Se a sua resposta para algumas dessas perguntas (ou até todas) for não, significa que sua empresa não tem um processo de gestão financeiro bem definido.
Mas não fique desmotivado, estatísticas dizem que esse é o cenário para 95% das empresas. Geralmente os empreendedores tem um perfil inovador, criativo, ativo e dinâmico, que simplesmente DETESTA ficar preso às rotinas cheias de regras que envolvem cuidar da movimentação financeira. Esse desinteresse gera falta de conhecimento e insegurança, que acaba inibindo a criação de um processo de gestão financeira.
O objetivo desse texto é tentar dar à você algumas informações e dicas, como um passo a passo, para te ajudar a começar a ter o controle financeiro de sua empresa. Vamos lá?
Primeira Etapa: Definição das ferramentas
Antes de se iniciar por uma caminhada por dentro da selva, você precisa ter certeza de que todos os itens necessários para a sua sobrevivência estão sendo levados: Facão, corda, canivete, entre outros utensílios precisam estar presentes para que não hajam problemas na jornada. Da mesma forma, não dá para se iniciar uma rotina de gestão financeira em uma empresa sem ter disponíveis as ferramentas ideais.
Mas quais são essas ferramentas? Basicamente, sistemas e pessoas!
Precisamos ter um bom sistema financeiro, pois não tem como controlar as finanças de uma empresa no caderninho. Atualmente existem diversas opções, inclusive com preços bem acessíveis, sem que haja grandes investimentos. Então vá ao mercado, analise as opções e escolha o melhor sistema para a sua empresa.
Mas cuidado para não fazer a escolha errada. Existem diversos tipos de sistema, para vários tipos de empresa, você precisa buscar aquele que melhor possa te atender. Um sistema complexo demais para uma pequena empresa que não tem um departamento de TI estruturado ou um sistema simples demais que não controla alguns processos importantes pode inviabilizar seu projeto de criação de um processo de gestão financeira eficiente. Por isso, ao procurar um sistema tenha em mente algumas premissas:
· Não existe o sistema perfeito: Todos vão ter falhas. Um sistema pode não gerar determinada informação e ser preterido por outro, que não gera outra determinada informação. Tente encontrar aquele que abrange a maior parte de suas rotinas internas;
· Verifique se sua atividade exige algum controle específico. Restaurantes, por exemplo, precisam controlar o consumo de itens de cada prato servido.
· O sistema tem que ser simples e de fácil entendimento de todos de sua equipe: Não adianta o sistema ser completo, mas complexo demais a tal ponto que a equipe não consiga usar;
· O sistema precisa ser simples, mas não pode deixar de registrar grande parte de sua movimentação financeira, ou haverá a necessidade de ter diversos controles paralelos em planilhas, o que pode prejudicar a implantação das rotinas financeiras.
· O processo de suporte da empresa de Software tem que ser adequado, com treinamento e atendimento rápido no esclarecimento de dúvidas e solução de erros.
· É importante que o sistema tem formas de integração com outros sistemas. É possível que você encontre bons sistemas que controlem pontos específicos de sua rotina e que possam se complementar, através de um bom sistema de integração.
Depois de escolher o sistema, precisamos também preparar uma boa equipe para abastecer o sistema de informações, dentro da rotina que será estabelecida. Essa equipe pode ser grande, dependendo do tamanho da empresa, ou ser pequena, muitas vezes somente o próprio empreendedor. Mas todas as pessoas devem estar bem treinadas no sistema financeiro e nas rotinas.
Você vai precisar de pessoas que tenham conhecimento em práticas financeiras, que saibam realizar os lançamentos dentro do sistema com critério e que consigam entender os relatórios. Geralmente a formação de administradores de empresas, economistas ou contadores tem essa competência. Se você é uma empresa pequena, com poucos recursos e não podem contratar um profissional com uma formação melhor, fale com seu contador, ele pode te ajudar nisso com certeza.
Segunda Etapa: Definição do plano de contas
O Plano de contas é o conjunto de rubricas, previamente elaborado, com o objetivo de guardar organizadamente todos os lançamentos para posteriormente compor os relatórios financeiros. Ele precisa estar estruturado para que cada lançamento esteja registrado no grupo correto de despesa ou receita. Para isso é preciso que o empreendedor entenda a diferença entre custos e despesas, receita bruta e receita líquida, etc. Se você precisar de ajuda com relação à esses conceitos, sugiro conversar com o seu contador, ele é um profissional que pode lhe auxiliar com isso.
Para facilitar o procedimento de criação do plano de contas, estou colocando em anexo à esse texto, um plano básico, que você deverá completar com as contas específicas de seu negócio.
É preciso entender que não existe um plano de contas padrão. Existe um grupo de contas que estão contidas em todas as atividades empresariais, como água luz e telefone, mas para ter o controle completo de sua movimentação financeira, cada empresa deverá criar contas específicas de sua operação.
Terceira Etapa: Definição dos processos
A rotina é muito importante para um sistema de gestão financeira eficiente. É necessário definir prazos e horários para tudo o que tem que ser feito. Nossa recomendação é que o dia seja separado da seguinte forma:
· Até às 11hs da manhã: Conciliação bancária do dia anterior: é necessário verificar se todos os lançamentos que constam no extrato bancário até a data do dia anterior estão devidamente registrados no sistema. Esse processo chamamos de “Conciliação Bancária” e a nossa recomendação é que ela seja feita diariamente, para que tenhamos a plena certeza de que tudo o que foi pago e recebido está registrado e assim tenhamos segurança para realizar as próximas atividades do dia;
· Até as 14hs: Análise do fluxo de caixa futuro, definição do que vai ser pago no dia, separação de lista de cobrança, etc. É o momento de planejamento do dia, que deverá ser construído conforme as necessidades de caixa da empresa;
· Até as 16hs: Realização dos pagamentos do dia;
· Até as 18hs: Realização dos lançamentos de provisionamento acumulados durante o dia;
Também é preciso estabelecer o que deve ser registrado e quais informações devam constar nos lançamentos. Nossa recomendação é para que todos os lançamentos, sejam eles de contas a pagar ou contas a receber, devam conter as seguintes informações:
· Data de registro: A data em que está sendo lançado o documento, que também é data da competência;
· Data do Vencimento: Data em que aquele documento será pago;
· Nome do cliente ou fornecedor;
· Número do documento: Da nota fiscal, recibo, cheque, etc;
· Valor do documento: Valor que será pago;
· Categoria: Conta do plano de contas à que se refere o documento.
Quarta Etapa: Elaboração dos Relatórios Financeiros
Após passar por todas as etapas anteriores, já temos um sistema para realizar os registros da movimentação financeira, temos a equipe preparada para fazer os registros, um plano de contas elaborado conforme a atividade da empresa e a rotina organizada para que todas as tarefas sejam realizadas.
Portanto, temos um grande banco de dados com todas as informações necessárias para gerar relatórios financeiros para o controle da empresa. Geralmente os sistemas já apresentam esses relatórios automaticamente, mas é importante conhecer quais são eles e saber elaborar caso o sistema escolhido não faça.
Na nossa opinião os relatórios financeiros básicos mais importantes para o acompanhamento da movimentação financeira de sua empresa são:
· Fluxo de caixa futuro: Demonstrativo do saldo do caixa para os próximos dias. Recomendamos ter uma visão dos próximos 30 dias. Claro que o saldo irá mudar dinamicamente, mas conhecer as datas futuras de sobra ou de falta de caixa antecipará a sua tomada de decisão. Num momento de falta de caixa por exemplo, poderemos solicitar a prorrogação de vencimento de um fornecedor antecipadamente ou fazer o resgate de uma aplicação financeira;
· Demonstrativo de Resultado do exercício: Já falamos sobre esse relatório em outro texto de nosso blog, segue o link: https://www.6ixgestaofinanceira.com.br/post/como-elaborar-um-demonstrativo-de-resultado-para-a-sua-empresa. Esse relatório é importante para medir a performance financeira da empresa. Comparar os períodos pode demonstrar se a empresa está evoluindo ou regredindo e os reflexos de suas tomadas de decisão. Por exemplo, suponha que decida aumentar os descontos concedidos para aumentar a vendas. Ao final, compare o período antes e depois e veja se realmente houve aumento das vendas e se isso significou aumento nos lucros.
· Índices financeiros: Acompanhar alguns índices financeiros podem antecipar problemas futuros. Ter um índice de liquidez abaixo de 1, por exemplo, pode sinalizar que a empresa terá problemas de caixa.
· Balanço Patrimonial: É a fotografia patrimonial da empresa, demonstra a proporção dos Ativos (bens e direitos) e dos passivos (Obrigações) da empresa a pagar e a receber.
Quinta Etapa: Análise e Acompanhamento dos Resultados
Essa é a última etapa do processo de gestão financeira. É nesse momento em que o empreendedor analisa todos os relatórios para analisar a performance financeira da empresa e tome as decisões. Pode ser que você precise de ajuda profissional para essa etapa e o contador pode ser novamente o profissional que pode lhe ajudar.
Recomendamos que haja um processo frequente de análise dos relatórios. Alguns relatórios, como o fluxo de caixa futuro, precisam ser analisados diariamente. Outros, como o DRE, seria interessante analisar mensalmente para verificar a evolução da performance.
Entendo que, na correria do dia a dia fica complicado, mas é importante que se elabore a rotina de análise dos relatórios, que se envolva as pessoas da equipe que precisam participar desse processo e que se faça as reuniões para discutir as mudanças de rumo que faram a empresa progredir.
Espero ter ajudado e que você consiga implantar um sistema de gestão financeira eficiente em sua empresa. Mas, se não conseguir e precisar de ajuda, conte conosco. A 6ix Gestão Financeira desenvolveu um serviço completo, com sistema de gestão em nuvem e equipe treinada para fazer os lançamentos para você e gerar os relatórios financeiros que você precisa para controlar a sua empresa. Quer saber mais? Fale conosco: https://www.6ixgestaofinanceira.com.br/formulario-de-contato.